Voor logistiek dienstverlener Gilbert De Clercq betekent de invoering van de kilometerheffing in België nauwelijks extra werk voor het berekenen van de kosten. Dankzij TLNplanner kunnen de medewerkers van het familiebedrijf uit het Belgische Temse exact berekenen wat de tolkosten zijn. Met behulp van PTV xServer is ook de administratieve afhandeling van de tolkosten zoveel mogelijk geautomatiseerd.
Elke dag stuurt Gilbert De Clercq een vloot van 300 vrachtauto’s de weg op. Vaak gaat het om full truck loads (FTL) naar bestemmingen in Spanje en Slowakije – de twee landen waar de Belgische logistiek dienstverlener een eigen vestiging heeft – of naar de landen daartussenin zoals Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Daarnaast verzorgt Gilbert De Clercq groupage-activiteiten in de Benelux. “We onderscheiden ons door onze flexibiliteit en ons service level. We organiseren bijvoorbeeld veel chauffeurstrainingen, waarbij veel aandacht wordt besteed aan veiligheid en het milieu. Zo hebben al onze chauffeurs o.a. een opleiding gevolgd in ecodriving.”, vertelt Inge Ivens, commercieel medewerker van Gilbert De Clercq.
Altijd de laatste updates
Ook in zijn ICT-strategie loopt Gilbert De Clercq voorop, wat in 2011 is beloond met de Truck ICT Award. Een belangrijk onderdeel in die ICT-strategie is weggelegd voor TLNplanner. Mevr. Ivens en haar collega’s maken al jarenlang gebruik van dit routeplanningssysteem, maar schakelden enkele jaren geleden over op de internetversie. “Een groot voordeel daarvan is dat we altijd zijn voorzien van de laatste updates. Dat heeft ons geholpen met de voorbereiding op de Belgische tol of eerder al met de Franse Ecotax, ook al is die uiteindelijk niet ingevoerd. Ook als de tolkosten in België of elders worden verhoogd, is dat direct terug te zien in TLNplanner”, vertelt Mevr. Ivens.
Mevr. Ivens gebruikt TLNplanner vooral voor het opstellen van prijsopgaven voor klanten, waarin de tolkosten uiteraard niet mogen ontbreken. “Het systeem werkt heel gemakkelijk en gebruiksvriendelijk. Terwijl ik de klant nog aan de telefoon heb, berekent het systeem razendsnel de tolkosten op het traject”, vertelt Ivens, die met haar collega van de commerciële afdeling twee van de dertien licenties gebruikt. De overige licenties zijn verdeeld over de planners van Gilbert De Clercq, die daarmee onder andere de routes van de uit te voeren transporten berekenen. Mevr. Ivens: “Als we een volledig nieuwe klant willen binnenhalen, gebruiken we TLNplanner om te zien of die zich in dezelfde regio’s bevindt als onze bestaande klanten. Als dat het geval is, wordt het extra interessant om die klant aan te trekken.”
Tolkosten factureren
Uiteraard heeft de invoering van de Belgische tol niet alleen impact op het werk van Mevr. Ivens, maar op het werk van al haar collega’s. Denk alleen al aan het factureren van de gemaakte tolkosten. Het van oorsprong Amerikaanse transportmanagementsysteem van TMW Systems was bijvoorbeeld wel in staat om het aantal kilometers per rit te vast te leggen, maar niet de tolkosten door te berekenen. “We hadden dus iets nodig om te voorkomen dat we voor elke uitgevoerde rit manueel de tolkosten moesten uitzoeken. Daarom hebben we PTV xServer in het TMS geïntegreerd. De tolkosten worden nu automatisch opgehaald via PTV xServer en gebruikt in de facturatie”, vertelt consultant Steven Vandenabeele van Transport Care, het bedrijf dat het TMS heeft geïmplementeerd en nog steeds onderhoudt.
PTV xServer bestaat uit verschillende softwarecomponenten die gebruik maken van dezelfde planningslogica als TLNplanner, dat eveneens door PTV Group is ontwikkeld. PTV xServer bewijst niet alleen zijn waarde bij het factureren van klanten, maar ook bij het verifiëren van tolkosten bij de onderaannemers. Net als andere logistiek dienstverleners constateert Gilbert De Clercq dat bij vijf procent van de ritten verschillen bestaan, bijvoorbeeld omdat chauffeurs vanwege files of omleidingen toch een andere route moeten kiezen. “Voor onze vaste onderaannemers wordt een rapport gedraaid met de afgelegde kilometers, tolkosten en de ritprijs. Deze rapportage wordt op een eenvoudige manier gemaakt, mede dankzij PTV xServer”, verklaart Dhr. Vandenabeele.
Estimated time of arrival
Gilbert De Clercq werkt naar tevredenheid met zowel TLNplanner als PTV xServer, maar beseft dat nog veel meer gebruik van beide tools kan worden gemaakt. Dhr. Vandenabeele denkt aan inzet van PTV xServer voor het berekenen en doorgeven van de ‘estimated time of arrival’ (ETA). “Zeker omdat we dan ook rekening kunnen houden met de actuele verkeerssituatie en zodoende proactief kunnen communiceren met de klanten.”
Mevr. Ivens denkt onder meer aan de Datamanager, de optie waarmee gebruikers in TLNplanner complete bestanden met klantgegevens en afleverbestemmingen kunnen inlezen en op de kaart tonen. Per klant of afleverbestemming kunnen talrijke gegevens worden vastgelegd zoals vaste laad- en lostijden. TLNplanner houdt vervolgens automatisch rekening met die laad- en lostijden. “Alleen al het tonen van de vaste locaties kan handig zijn bij het invullen van de retourladingen”, aldus Mevr. Ivens.
Daarnaast maken de gebruikers van Gilbert De Clercq doorgaans alleen gebruik van het standaard 40-tons voertuigprofiel, terwijl TLNplanner de mogelijkheid biedt om eenvoudig andere voertuigprofielen te selecteren. Denk aan het ADR-voertuigprofiel, waardoor TLNplanner automatisch aangeeft of een vrachtwagen door een tunnel mag rijden of niet rekening houdend met tunnelcodes. Of denk aan vrachtauto’s met Euro IV-motoren die niet meer op alle bestemmingen mogen rijden, denk bijvoorbeeld aan de Tweede Maasvlakte. Dergelijke opties gebruiken we nog te weinig”, beseft Mevr. Ivens. “Zo biedt TLNplanner nog veel meer mogelijkheden die ons in de toekomst een stuk verder kunnen helpen.”
Download deze klantcase in pdf »
+31 (0)346 581 629
+32 (0)57 224 522
