TLNplanner biedt inzicht in onderhandelings­ruimte

Verhoek is gespecialiseerd in transport en distributie van tapijtrollen, van vynil en vloerbedekking tot kunstgras. De volledige vloot is daarop ingericht, denk aan meeneemheftrucks met tapijtdoorns en opleggers die zowel via de achter- als voorzijde kunnen worden geladen. Sinds september 2014 gebruikt de afdeling internationaal transport van Verhoek TLNplanner Internet. “Wij beschikken nu altijd over de meest actuele kaartinformatie en tolkosten.”

Naast de hoofdvestiging in Genemuiden beschikt Verhoek over zes vestigingen in Duitsland en twee in België. Alle vestigingen fungeren als hub, waarvandaan de fijnmazige distributie in heel Noordwest-Europa plaatsvindt. De afdeling internationaal transport organiseert het transport tussen de hubs en het transport van de grote zendingen die niet via de hubs verlopen, maar direct naar de eindbestemming gaan.

Adress monitor

Voor het plannen van deze ritten maken de planners intensief gebruik van TLNplanner Internet. “Deze routeplanner is ontzettend goed in het berekenen van rijafstanden en rijtijden. Het systeem houdt nauwgezet rekening met de wegen waarover onze vrachtauto’s wel en niet mogen rijden. Het biedt ons de ondersteuning die we nodig hebben voor het nemen van beslissingen”, vertelt planner Rik de Lange, die aangeeft dat op de afdeling internationaal transport per dag gemiddeld zeventig ritten met TLNplanner worden gepland.

Altijd actuele informatie

Verhoek maakt al jarenlang gebruik van TLNplanner, maar dat betrof tot voor kort de dvd-versie. In september 2014 is het hele transportbedrijf binnen een week overgeschakeld op de internetversie. De dertig gebruikers beschouwen dat unaniem als een grote vooruitgang. “Wij beschikken nu altijd over de meest actuele kaartinformatie en tolkosten”, stelt Harry de Graaf, hoofd planning van de afdeling internationaal transport.

Bijkomend voordeel is dat de planners TLNplanner nu in geval van nood veel eenvoudiger vanaf huis kunnen raadplegen. “We hadden weliswaar al de mogelijkheid om thuis in te loggen op het bedrijfsnetwerk, maar het kon gerust tien minuten duren voordat het kaartmateriaal was gedownload”, aldus De Graaf, die wordt aangevuld door Robert Wursten, teamleider ICT. “Wij hebben de dvd- en internetversie een week lang naast elkaar gedraaid om de overstap gemakkelijker te maken, maar daarna hebben we snel de stekker uit de dvd-versie getrokken.

Voor- en nacalculatie

Behalve de planners maken ook de mensen van de verkoopafdeling gebruik van TLNplanner. Zij kunnen een nauwkeurige voorcalculatie maken op het moment dat een klant belt of mailt met een transportopdracht. “Het systeem biedt inzicht in de kostprijs inclusief tolkosten, zodat onze verkopers een passende prijs kunnen afgeven. Het voordeel van de internetversie is dat verkopers nu ook met hun laptop op bezoek bij een klant snel een voorcalculatie kunnen maken”, vertelt Harry de Graaf, hoofd planning van de afdeling internationaal transport.

De Graaf zelf gebruikt TLNplanner vooral voor nacalculatie. “Het gebeurt soms dat een chauffeur vanaf onze vestiging in België het navigatiesysteem volgt en via het Ruhr-gebied naar Noord-Duitsland rijdt. Dat is maar een paar kilometer korter dan de route via Nederland, maar het kan tot zeventig euro in tolkosten schelen als hij pas bij Emmen de grens overgaat.”

Eenvoudig adressen en ritten uploaden

De planners van Verhoek zijn positief over de uitgebreide mogelijkheden die TLNplanner Internet biedt om het planningsproces te automatiseren. Een voorbeeld daarvan is Datamanager, de module waarmee planners eigen afleveradressen inclusief bedrijfsnamen en verblijfstijden kunnen uploaden. Ze hoeven dan niet telkens weer dezelfde adressen en verblijfstijden in te tikken, maar kunnen eenvoudig zoeken op bedrijfsnaam.

Een andere handige functionaliteit is de eenvoudige wijze waarop planners ritten met meerdere stops uit het transport management systeem (TMS) kunnen importeren. Het uitwisselen van een eenvoudig csv-bestand is daarvoor voldoende. TLNplanner rekent vervolgens met één druk op de knop de optimale ritvolgorde uit, rekening houdende met de afgesproken tijdsvensters.

Via-punten ingeven

De nieuwe gebruikersinterface was na de overstap van de dvd-versie op de internetversie even wennen, maar dat heeft niet lang geduurd dankzij het gebruik van de bekende Microsoft-standaard.

Handig zijn de kleine verbeteringen, zoals de mogelijkheid om viapunten in te geven op het moment dat een planner een voorkeursroute wil doorrekenen. Met deze optie volstaat een muisklik in de buurt van de gewenste snelweg om een andere route te selecteren zonder dat de planner het risico loopt de vrachtauto door de woonwijk net naast de snelweg te sturen.

Geen back-ups en updates meer

Behalve voor de gebruikers biedt TLNplanner Internet ook voor de IT-afdeling van Verhoek veel voordelen. Wursten en zijn team hoeven geen opslagruimte op de eigen server meer te reserveren, geen back-ups te maken en niet telkens weer de kaarten en tolkosteninformatie te updaten. “Omdat veel gebruikers van TLNplanner met laptops werken, moest ik voor het updaten van het kaartmateriaal al die werkplekken langs”, vertelt de teamleider ICT.

Het enige wat Wursten nu nog hoeft te doen, is het aanmaken en onderhouden van de accounts van de dertig gebruikers. “Fijn is dat we nu precies kunnen zien hoe intensief iedereen gebruik maakt van TLNplanner. Als ik zie dat iemand deze tool nooit gebruikt, geef ik die licentie aan iemand die er meer baat bij heeft. Er is nu zelfs iemand op de Duitse vestiging die TLNplanner gebruikt. Een snelkoppeling is genoeg.”

Download deze klantcase in pdf »

Maak net als Verhoek gebruik van TLNplanner »