Reduceer de plantijd met een ritplanningssysteem

Planners staan onder toenemende tijdsdruk. De ritplanning voor morgen moet aan het eind van de dag klaar zijn, maar tegelijkertijd komen de in te plannen opdrachten steeds later binnen. Wat resteert, is hooguit een paar uur tijd om die opdrachten zo goed mogelijk te verdelen over de ritten. Dat gaat ten koste van de kwaliteit en efficiëntie. Een ritplanningssysteem biedt uitkomst.

De plantijd is niet oneindig rekbaar. Aan het eind van de dag moeten vrachtauto’s en bestelbussen worden geladen voor de volgende dag. Daarnaast wordt de puzzel van planners steeds complexer door het groeiende aantal restricties, variërend van tijdvensters tot milieuzones en van voertuigprofielen tot de rij- en rusttijdenwetgeving. Veel hulp hoeven ze niet te verwachten: goede planners zijn steeds lastiger te vinden.

Te weinig tijd voor planning

Elke organisatie die blijft groeien en groeien, komt vroeg of laat bij een omslagpunt. Als een organisatie handmatig blijft plannen, lukt het na dat omslagpunt niet meer om binnen de beschikbare tijd een goede planning te realiseren. Planners hebben onvoldoende overzicht over het grote aantal opdrachten, zien bijbehorende restricties over het hoofd en hebben simpelweg te weinig tijd om die opdrachten over de ritten te verdelen. Het gevolg: de kosten gaan omhoog, terwijl afspraken en verplichtingen niet worden nagekomen.

De oplossing: een automatisch ritplanningssysteem. Een planning die voorheen drie uur tijd vergde, is met een ritplanningssysteem al binnen een uurtje gereed. Met een ritplanningssysteem kunnen planners een groter deel van het totale rittenpakket voor hun rekening nemen. Of ze houden tijd over voor communicatie met klanten en chauffeurs of het zoeken naar retourvrachten.

Automatisch verdelen over ritten

Wat doet een ritplanningssysteem? Niets anders dan alle opdrachten zo goed mogelijk verdelen over de ritten. Daarvoor gebruikt het ritplanningsysteem slimme algoritmes, die razendsnel doorrekenen welke combinatie van ritten en opdrachten tot de beste prestaties leiden. Het resultaat is een planvoorstel dat binnen enkele tellen op het scherm van de planner verschijnt. Met de muis slepen van orders naar ritten (drag & drop) is niet langer nodig.

Wat een ritplanningssysteem zo handig maakt, is dat de algoritmes automatisch rekening houden met alle restricties. Slaagt de software niet erin om een planvoorstel te maken dat aan alle restricties voldoet? Dan is op het scherm eenvoudig te zien welke restricties worden geschonden. De planner heeft meer tijd om naar oplossingen te zoeken en bijvoorbeeld met klanten te overleggen.

Voor groot én klein wagenpark

Een ritplanningsysteem biedt volop overzicht. Niet alleen in de geschonden restricties, maar ook in de rijtijd, afstand en bezettingsgraad per rit. Dat overzicht biedt planners de mogelijkheid om het planvoorstel verder te verbeteren, bijvoorbeeld door extra opdrachten voor die halflege vrachtauto te zoeken. Beter gezegd: planners hoeven alleen nog maar te kijken naar de uitzonderingen: de opdrachten en ritten die niet optimaal zijn ingepland.

Met name voor bedrijven met veel voertuigen en veel opdrachten per voertuig is een automatisch ritplanningssysteem een uitkomst. Een handmatige planning levert in die bedrijven simpelweg niet de kwaliteit die nodig is om klanten optimaal en tegelijkertijd efficiënt te bedienen. Maar ook bij bedrijven met een klein wagenpark betaalt de investering in een ritplanningsysteem zich snel terug. Simpelweg omdat planners minder plantijd nodig hebben.